Elektronikus iratkezelés
Az elektronikus iratkezelés során, leggyakrabban az alábbi részfeladatok végezzük:
- irat előkészítés,
- vonalkódozás,
- tömeges iratdigitalizálás,
- egyedi iratdigitalizálás,
- nagyméretű (A3-nál nagyobb) dokumentumok digitalizálása
- indexadatok rögzítése,
- adatrögzítés iratról,
- adatrögzítés képről,
- iktatás, érkeztetés
Az alábbiakban tipikus feladatleírások (esetleírások) olvashatóak. Ilyen és ehhez hasonló munkák elvégzését vállaljuk. Minden munkát egyedileg felmérünk, megtervezünk. A szolgáltatásokra egyedi árajánlatot adunk.
1. Szerződések tömeges digitalizálása
Tipikus feladatleírás: A feldolgozandó szerződések A4-es formátumúak, átlagos oldalszám:10 oldal/szerződés. A szerződésekből el kell távolítani a tűzőkapcsokat. Minden szerződés első lapjára egyedi vonalkódos azonosítót kell ragasztani. Az azonosítót adatbázisban kell rögzíteni név és szerződésszám egyezése esetén. A digitalizálás után helyre kell állítani az eredeti állapotot.
2. Digitalizálás levéltári átadás előtt
Tipikus feladatleírás: Levéltári átadásra korábban előkészített önkormányzati műszaki iratokból, digitalizálni kell a határozatokat és a terveket. A digitalizálandó iratanyag vegyes: A5-A0, rossz minőségű. A digitalizált iratokról rögzíteni kell az irattípust, a címet és a helyrajzi számot.
3. Pótlapok digitalizálása
Tipikus feladatleírás: Kötvényekhez tartozó, utólagosan keletkezett, papír alapú dokumentumokat kell digitalizálni. a feldolgozás közvetlenül az ügyfél dokumentumkezelő rendszerében történik. A szkennelt pótlapokat csatolni kell a rendszerben.
4. Tervtári adatrögzítés
Tipikus feladatleírás: Tervkötetekből kell adatbázist feltölteni, előre meghatározott meta-adatokkal.
5. Adatbázis hiányzó adatainak feltöltése
Tipikus feladatleírás: Ügyféladatbázis hiányzó adatait kell irattárakból kikeresni és feltölteni. Amennyiben a hiányzó adat nem fellelhető, azt jelezni kell.
6. Tömeges iktatás
Tipikus feladatleírás: Korábban digitalizált, beérkező levelek tömeges iktatását kell elvégezni. A rögzítést képről kell végezni az Ügyfél dokumentumkezelő rendszerében. Meg kell állapítani a dokumentum típusát, címzettjét és ennek megfelelően elvégezni az iktatást (az alapvető iktatási adatok rögzítésével)