Fizikai iratkezelés
A fizikai iratkezelés során, leggyakrabban az alábbi feladatok végezzük:
- iratválogatás,
- iratselejtezés,
- selejtezési jegyzék készítése,
- selejtezési jegyzőkönyv készítése,
- iratmegsemmisítés,
- megsemmisítési jegyzőkönyv készítése,
- levéltári átadás előkészítése,
- levéltári átadás,
- iratkeresés,
- iratkiszedés,
- iratpótlás (reponálás),
- iratbesorolás (irattári jel utólagos megadása),
- iratjegyzék készítés,
- raktárjegyzék készítés,
- dobozolás,
- iratszállítás,
Az alábbiakban tipikus feladatleírások (esetleírások) olvashatóak. Ilyen és ehhez hasonló munkák elvégzését vállaljuk. Minden munkát egyedileg felmérünk, megtervezünk. A szolgáltatásokra egyedi árajánlatot adunk.
1. Iratselejtezés, iratmegsemmisítés rendezett iratok esetén
Tipikus feladatleírás: A lejárt megőrzési idejű iratok elkülönítése, irategység szintű selejtezési jegyzék készítése, selejtezési jegyzőkönyv készítése, iratmegsemmisítés (jegyzőkönyvvel).
Maradó iratok zömítése.
2. Iratselejtezés, iratmegsemmisítés rendezetlen iratok esetén
Tipikus feladatleírás: Iratválogatás, rendezés, amelynek során el kell különíteni a maradó (tovább őrzendő) és a selejtezhető (lejárt megőrzési idejű) iratokat. Az iratokat be kell sorolni (irattári jellel kell ellátni, amely az irat őrzési idejére utal). A maradó iratokról raktárjegyzéket kell készíteni. El kell végezni a lejárt megőrzési idejű iratok selejtezését (1. eset szerint)
3. Iratpótlás (reponálás), lefűzés
Tipikus feladatleírás: Utólag keletkezett iratokat ügydossziékba kell lefűzni. Az iratokon ügyazonosító található. Az ügydossziékhoz tartozó adatbázisban rögzíteni kell az iratot.
4. Munkaügyi iratok sorba rendezése
Tipikus feladatleírás: Munkaügyi iratokat keletkeztető szerint, évenként, ABC-be kell rendezni.
5. Államigazgatási (önkormányzati) iratok rendezése, selejtezése
Tipikus feladatleírás: Az ügyiratokat évre, ezen belül irattári jelre, ezen belül iktatószám növekvő sorrendbe kell rendezni. A selejtezéshez tételes (iktatószámonkénti) jegyzéket kell készíteni. A tételes jegyzékből irattári jelre összevont selejtezési jegyzéket kell készíteni, amit az illetékes levéltárral kell jóváhagyatni.
6. Levéltári átadás
Tipikus feladatleírás: A levéltári átadás előkészítése során, a levéltár útmutatója alapján, az iratokat szabályos selejtezési eljárásban kell részesíteni. Az átadásra összekészített iratokat semleges kémhatású szabványos levéltári dobozokba kell helyezni. A dobozokról jegyzéket kell készíteni. Az iratokat egyeztetett időpontban be kell szállítani a levéltárba. A levéltár felé teljes körű ügyintézés szükséges.
7. Iratkeresés, részleges digitalizálás
Tipikus feladatleírás: Elektronikus jegyzékben felsorolt ügydossziékat ki kell emelni az irattárból (tárhely- és dobozazonosító alapján). A megtalált ügydossziék tartalmát egy előre meghatározott lista alapján ellenőrizni kell („cheklist”). Az ügydossziékból digitalizálni kell a szerződéseket.
8. eset — Iratok rendezése, dobozolása, átszállítása külső irattárba
Tipikus feladatleírás: Nyitott polcon tárolt iratokról elektronikus jegyzéket kell készíteni. Az iratokat dobozolni kell, olyan módon, hogy minden dobozba azonos lejárati idejű iratok kerüljenek (ügylezárás és megőrzési idő alapján). A jegyzékben rögzíteni kell a dobazonosítót. Az iratokat ki kell szállítani külső irattárba. A jegyzékben rögzíteni kell az irattári tárhelyet (polcazonosítót).
9. eset — Iratok költöztetése, irattári rend kialakítása
Tipikus feladatleírás: Az iratokat az eredeti sorrend megtartásával kell átszállítani az központi irattárba és polcra helyezni. Az irattárban áttekinthető irattári rendet kell kialakítani (polcok feliratozásával). A kialakított rend alapján irattérképet kell készíteni.